8月 12th, 2008 admin 
8月1日に名古屋のアールベース カフェというところでWebeggs名古屋という飲み会をする会を開催しました。
スタッフは４人で、僕はたまたま幹事を担当させていただきました。30人ぐらい集まったのですが知らない人を呼んで、まともに飲み会を開くのは初めてだったので非常に勉強になりました。
次会また会を開くときに忘れないために、またこれから会を開こうという人のために役に立てばと思います。
イベント規模
・30人ぐらい
・20～30代の男女
・スタッフは僕を含め４人
イベント2週間ぐらい前
・イベントの告知
・参加の受付
イベントの告知をメールで行いました。2週間前というのもずいぶん遅いですかね・・・
参加資格は特になかったのですが、誰が来てもいいなどと言っていると「私」は行ってもいいのだろうか？となりそうなので、今回はWeb関係の仕事をしている人に限定することにしました。
人の参加受付には宴会君というのを使いました。
告知メール
こんにちは、豊吉です。
第2回Webeggs名古屋懇親会を開催しますので
お仲間をお誘いのうえご参加ください！
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招待状
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名古屋を中心に仕事をしているWeb関係の人の懇親会
知ってる人も知らない人もワイワイ集まれる交流の場にしたいと思います。
では、会場でお会いしましょう！
◆こんな人が参加
・Web関係の仕事をしている人（しようとしている人）
・お酒が飲みたい人
◆開催概要
日時：8月2日 20：00
場所：名古屋駅周辺
参加費：3,000円～4,000円
幹事：トヨシステム 豊吉（090-xxxx-xxxx)
◆参加方法
宴会君で出欠を取っています
http://www.utage.org/enkai/
にアクセスして、コードxxxxを入力
名前とメールアドレスで登録してください。
（test@example.comにメールでもかまいません）
※お酒と交流を楽しむ会にしようと思います。
作品の自慢大会などは大歓迎ですが
こみいった仕事の話は飲み会後でお願いします。
店選び
・広い部屋が貸しきれて（移動がしにくいので座敷はNG）
・飲み放題があり
・交通の便がよく
・オシャレすぎず、ダサすぎず
という店を探しました。特に重視したのは各人が移動しやすいということです。できるだけたくさんの人と交流してほしかったので立食タイプがいいなと思っていました。
今回使用したアールベース カフェ （R-BASE CAFE 愛知県名古屋市東区泉1-3-7 戸嶋屋ビル）は2Fがまるまる貸しきれて、部屋の周りにぐるっとベンチがあり、プロジェクタも備え付けられているというタイプで、今回の飲み会には最高の場所でした。
イベント3日前
場所の告知と、アンケートの協力依頼、LTの発表者募集をメールで行いました。
場所決定と告知は本来はもっと早くやるべきでした。名古屋駅周辺と告知していたのに、少しはなれた場所になってしまい困った参加者の方もいたようです。
同様にアンケートは名前やblogのurlなど以外に、好きな作家や、映画、漫画などを10項目ぐらい答えてもらい、当日全員に一覧にして配布しました。初対面同士が多い会だったので話の種になったんじゃないかなと思います。
アンケートのWebフォームにはGoogleのスプレッドシートを使用しました。これ便利！
またLTの募集も遅すぎました。プロジェクタが使えるというのがわかったのが遅かったのでというのもありますが、各方面からブーイングを頂きました。
↑アンケートをまとめたもの（名前などはBlog用に省略）
イベント前日
・最終案内メールを送信
・場所の下見
会場は行った事のある店でしたが、プロジェクタが問題なく使えるかどうか念のため確認に行きました。ついでに食事のクオリティもチェック（前日に行っている様では手遅れですが）
また、できるだけ人が移動しやすいように机を全部部屋の中央に寄せる構成にしてもらいました。
最終案内メールは、内容として
・地図・最寄り駅案内
・幹事の名前と連絡先
・会場の住所と地図、電話番号と予約名
を連絡しました。特に店の予約名は忘れがちなのですが、これがないと店に入るときに困るので気をつけたいところです。
確認メール
こんにちは、トヨシです。
第2回Webeggs名古屋の場所が決まりましたので案内させていただきます。
またお手数ではありますが、当日の名簿作成のためにアンケートにご協力いただきたいと思います。
お手数ですが宜しくお願いします。
◆名簿作成
下記URLよりアンケートにご回答ください。
http://xxxxx
◆募集
当日会場ではプロジェクターが利用できます。
なにかある人は5分以内ぐらいで発表しちゃってください。
・発表があるひと（自慢・実績紹介）
・なんか宣伝があるひと（勉強会・求人・求職）
私は自分の勉強会と実績の紹介を2分ぐらいしようかなと思います。
ちょっと発表しようかなと思う人は私宛にメールを下さい。
◆お店
店名:アールベース カフェ （R-BASE CAFE）
TEL:052-963-5572 （トヨシ携帯 090-xxxx-xxxx)
住所:愛知県名古屋市東区泉1-3-7 戸嶋屋ビル １Ｆ(地図：http://tinyurl.com/6s6no3)
予約名：トヨシ
◆日時
2008年8月1日（金) 20時15分~22分30分
◆会費
￥3,500（飲み放題・受付時に支払い）
イベント当日
・集金チェック表
・おつり(千円札と小銭）
・領収書
・アンケートをA4にまとめた表（人数分）
・参加者のHP、Blogをまとめたスライドショーデータ（jpeg）
・白紙の名札
・2次会会場の目星をつけておく
仕事関係の集まりだったので領収書を用意しました。
名札にはborn2dieのアイデアで宛名シールを流用しました。来た人から順番にマジックで自分の名前を書いてもらって胸にピタッと貼って貰うだけです。結果的に経済的でゴミも少ない方法になった気がします。
2次会への参加者の数はあらかじめわからないので会場はできればいくつか候補を用意しておきたいです。今回は1個しか予定がなく、もしお店が一杯だったら入れませんでした。
参加者のHP,Blogをまとめたスライドショーはプロジェクタを使っていないときにずっと流していました。僕はハンドルネームとブログと顔が一致しないことがあるので便利かなーと思いましたが、あんまりプロジェクタを見てない人が多かったみたい。
イベント開始後
・受付専属で人が一人必要（できれば会計でもう一人）
・イベント中は注文係が一人必要
受付係、注文係は他の人が担当してくれました。僕はそんな係りが必要だと気がついていなかったので、テキパキと事務をこなしてくれる人たちに感動しました。イベントの開始直後は人が一気にくるので絶対に一人では裁けません。ここスタッフの協力が重要！僕は気が利く人たちのおかげでイベント中は初対面同士を引き合わせたり、退屈そうにしている人のところへ行ってみたりと幹事の仕事に専念させてもらえました。感謝！
あと今回はビデオカメラを持った記録係がいたのですが、これは男が撮ると男性を取るのも女性を取るのも遠慮してしまい、良い画が取れませんでした。イケメンだろうがブサメンだろうが、とりあえず女の子に撮って貰うのがよいでしょう。
まとめ
参加者様の姿勢と、手伝ってくれた人が最高だったのと、店がいろんな意味で飲み会向けの店だったため大盛況の飲み会になりました。
幹事なんて誰でもよく、参加者とスタッフの協力があれば（あたりまえですが）イベントは成功するということを学びました。
本当に参加してくれた全員に感謝の気持ちで一杯です。
※飲みすぎたせいか翌日のマラソン大会では過呼吸で倒れましたｗ
次回の課題
・連絡は早めにしたい（する）
・当日のスタッフの役割分担を明確にしたい
・飲み会の目的を決めて会を開きたい
